لقد غير العمل عن بُعد الطريقة التي تتعاون بها الفرق، لكن دون وجود تواصل فعال، يمكن أن تنخفض الإنتاجية بسرعة.
من بين أكثر الأدوات التي لا يتم استغلالها بالشكل الكافي في بيئات العمل عن بعد هي المحادثة أثناء الاجتماعات.
في هذه المقالة، نستعرض أفضل 5 نصائح لزيادة إنتاجية المحادثة أثناء الاجتماعات والتي تساعد الفرق على البقاء منسجمين، وتقليل التشتت، وإنجاز المزيد وكل ذلك من خلال نافذة المحادثة.
1. استخدم المحادثة أثناء الاجتماعات لوضع جدول أعمالك
قبل بدء المكالمة، شارك جدول أعمال موجز ومنظم بنقاط في محادثة الاجتماع.
هذا يمنح الحضور نظرة سريعة على ما سيتم مناقشته ويساعدهم على التركيز منذ البداية.
2. عيّن منسق للمحادثة لتلخيص النقاط الأساسية
قم بتكليف أحد الأعضاء بتسجيل أهم النقاط والأسئلة في محادثة الاجتماع بشكل فوري أثناء الجلسة.
هذا يسهل متابعة التسلسل ويُحسن الفهم، خاصة عند مراجعة المحادثة بعد انتهاء الاجتماع.
3. شارك الروابط والمستندات عبر المحادثة للوصول الفوري
بدلًا من إرسال الروابط عبر البريد الإلكتروني أو مشاركة الشاشة، ضع الموارد مباشرةً في المحادثة.
ذلك يحافظ على وتيرة الاجتماع ويقلل من الانقطاعات الناتجة عن تبديل النوافذ أو التطبيقات.
4. استخدم ملخص المحادثة لتحسين الاجتماعات المستقبلية
بعد انتهاء الاجتماع، صدر أو نسخ محتوى المحادثة لإنشاء ملخص سريع يتم إرساله بالبريد الإلكتروني أو حفظه في أداة إدارة المهام.
هذه الخطوة توفر توثيقًا عمليًا دون جهد كبير، وتساعد الفريق على العودة للنقاط المهمة بسهولة لاحقًا.
5. استخدم المحادثة لتوزيع المهام الفورية
عند اتخاذ أي قرار خلال الاجتماع، أدرج المهام في المحادثة.
هذه الطريقة تُعتبر بمثابة قائمة تنفيذ مباشرة وتُسهل المتابعة بعد الاجتماع.
هل أنت مستعد لتعزيز كفاءة محادثة فريقك؟
هل تبحث عن تعاون أكثر ذكاء ومحادثة سلسة في اجتماعاتك القادمة؟
جرب V.connct مجانًا الآن أو احجز عرض تجريبي مباشر مع فريقنا
