إدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال: أفضل الممارسات والنصائح

0

إدارة مركز اتصال ناجح لا تقتصر فقط على الرد على المكالمات، بل تشمل أيضًا إدارة الأفراد والعمليات ومستوى الأداء لحظيًا.
ولهذا أصبحت إدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال عنصرًا أساسيًا لأي شركة تسعى لتقديم خدمة عملاء فعّالة وقابلة للتوسّع.
في هذه المقالة، سنشارك معك أبرز الممارسات والنصائح العملية لتحسين أداء الموظفين، تقليل التكاليف، وتعزيز رضا العملاء.

ما المقصود بإدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال؟

تشير إدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال إلى الاستراتيجيات والأدوات والعمليات التي تُستخدم في التخطيط، التتبّع، وتحسين أداء وكلاء خدمة العملاء.
ويشمل ذلك عادةً:

  • التنبؤ بعدد المكالمات المتوقع
  • جدولة مناوبات الموظفين
  • متابعة الالتزام والجودة في التنفيذ
  • تنظيم فترات الاستراحة، تبديل المناوبات والإجازات
  • تحليل الأداء بشكل لحظي وتاريخي

نظام WFM فعّال يضمن وجود العدد المناسب من الموظفين في الأوقات المناسبة، دون زيادة أو نقص في التغطية.

القوى العاملة في مراكز الاتصال
القوى العاملة في مراكز الاتصال

أفضل الممارسات لإدارة فعالة للقوى العاملة في مراكز الاتصال

1. الاستفادة من البيانات التاريخية واللحظية

اجمع بين أنماط المكالمات السابقة والبيانات اللحظية للتنبؤ باحتياجات التوظيف.
الأنظمة المدعومة بالذكاء الاصطناعي تساعد في توقع فترات الذروة وتقليل وقت الانتظار.

2. منح الموظفين مرونة في جدولة المناوبات

السماح للموظفين بـ تقديم تفضيلاتهم، طلب تبديل المناوبات، أو المزايدة على الشفتات يعزز شعورهم بالسيطرة والرضا، دون التأثير على أهداف الخدمة.

3. متابعة الالتزام الفعلي وليس فقط الحضور

رغم أهمية الحضور، إلا أن الالتزام بالمهام المجدولة هو المعيار الأهم لتقييم الأداء بدقة.

4. استخدام لوحات تحكم لقياس الأداء في الوقت الحقيقي

توفر لوحات التحكم للمديرين نظرة لحظية على مؤشرات مثل: مدة المكالمة، طول قائمة الانتظار، ورضا العملاء، ما يساعدهم على التدخل بسرعة عند ظهور مشكلة.

5. لا تتجاهل إشراك الموظفين وتحفيزهم

الموظفون المتفاعلين يقدمون خدمة أفضل.
احرص على قدر مجهوداتهم، وفر فرص تطوير، واستمع لآرائهم بانتظام للحفاظ على الروح الإيجابية.

أبرز المزايا التي يجب توافرها في منصة إدارة مراكز الاتصال

عند اختيارك لمنصة مثل V.connct، تأكد من توفر الخصائص التالية:

  • تنبؤات ذكية مدعومة بالذكاء الاصطناعي
  • مراقبة أداء لحظية
  • ميزة المزايدة على المناوبات والموافقات التلقائية
  • تطبيق موبايل يتيح المرونة للموظفين
  • نظام صلاحيات حسب الأدوار لحماية الوصول

لماذا هذه الممارسات أكثر أهمية من أي وقت مضى؟

مع تزايد توقعات العملاء واعتماد أنظمة العمل المدمج، تحتاج مراكز الاتصال إلى حلول مرنة لإدارة القوى العاملة.
نظام WFM ذكي يساعد الفرق على أن تكون أكثر استجابة، وأكثر اعتمادًا على البيانات، مع الحفاظ على الطابع الإنساني في الخدمة.

هل أنت مستعد لتحسين أداء مركز الاتصال الخاص بك؟

اكتشف كيف يمكن لـ V.connct أن يساعدك في تحسين العمليات، التنبؤ بالاحتياجات، ودعم فريق أكثر رضاً.
جرب V.connct مجانًا الآن أو احجز عرض تجريبي مباشر مع فريقنا.

وقت القراءة: 3 دقائق
مقالات متعلقة
اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *